Mynets personvernerklæring

Denne personvernerklæringen forteller om hvordan Mynet AS samler inn og bruker personopplysninger.

Mynet, ved daglig leder, er behandlingsansvarlig for virksomhetens behandling av personopplysninger. Der det daglige ansvaret er delegert, kommer det fram under hvert enkelt punkt. Delegeringen omfatter kun oppgavene og ikke ansvaret. Erklæringen inneholder opplysninger du har krav på når det samles inn opplysninger fra nettstedet vårt (personopplysningsloven § 19) og generell informasjon om hvordan vi behandler personopplysninger (personopplysningsloven § 18 1. ledd).

Behandling av personopplysninger på www.mynet.no og andre løsninger drevet av Mynet AS

Webredaktøren har det daglige ansvaret for Mynets behandlinger av personopplysninger på mynet.no og andre løsninger drevet av Mynet AS, med mindre annet er oppgitt under. Det er frivillig for de som besøker nettsidene å oppgi personopplysninger i forbindelse med tjenester, for eksempel ved å bruke kontaktskjema. Behandlingsgrunnlaget er samtykke fra den enkelte, med mindre annet er spesifisert.

Mynet AS er også databehandler og driftsleverandør for nettstedet og andre løsninger hvis ikke annet er speifisert. iSky er vår driftsleverandør for Mynet.no.

Opplysninger som samles inn i forbindelse med drift av nettsted, lagres på egne servere som driftes av Mynet AS. Det er kun Mynet AS som har tilgang til opplysningene som samles inn.

Nettstatistikk

Mynet samler inn avidentifiserte opplysninger om besøkende på mynet.no og våre andre løsninger. Formålet med dette er å utarbeide statistikk som vi bruker til å forbedre og videreutvikle informasjonstilbudet på nettstedet. Eksempler på hva statistikken gir svar på, er hvor mange som besøker ulike sider, hvor lenge besøket varer, hvilke nettsteder brukerne kommer fra og hvilke nettlesere som benyttes.

Opplysningene behandles i avidentifisert og aggregert form. Med avidentifisert menes at vi ikke kan spore opplysningene vi samler inn tilbake til den enkelte bruker.

Informasjonskapsler

Informasjonskapsler (cookies) er små tekstfiler som plasseres på din datamaskin når du laster ned en nettside.

Lagring av opplysninger og behandling av disse opplysningene er ikke tillatt med mindre bruker både har blitt informert om og har gitt sitt samtykke til behandlingen. Brukeren skal få vite om og godkjenne hvilke opplysninger som behandles, hva formålet med behandlingen er og hvem som behandler opplysningene, jf. ekomloven § 2-7b.

Følgende informasjonskapsler brukes på mynet.no:

  • Vår publiseringsløsning (WordPress) plasserer også treinformasjonskapsler på din maskin (_gat, _gid og _ga)

Slik administrerer du informasjonskapsler (nettvett.no)

Søk

Mynet lagrer informasjon om hvilke søkeord brukerne benytter i søkeverktøyet. Formålet med lagringen er å gjøre informasjonstilbudet vårt bedre. Bruksmønsteret for søk lagres i en egen database, og de blir bare lagret i aggregert form. Det er bare søkeordet som lagres og de kan ikke kobles til andre opplysninger om brukerne, slik som til IP-adressene. 

Nyhetsbrev

Mynet sender ut nyhetsbrev cirka 1-4 ganger per år via e-post. For at vi skal kunne sende e-post må du registrere en e-postadresse. SuperOffice ASA er databehandler for nyhetsbrevet. E-postadressen lagres i en egen database, deles ikke med andre og slettes når du sier opp abonnementet. E-postadressen slettes også om vi får tilbakemelding om at den ikke er aktiv. Du kan velge å oppgi om du representerer en virksomhet, er privatperson, en journalist eller annet. Dette gjøres for at vi kun skal sende relevant informasjon.

Saksbehandling og arkiv

Mynet bruker SuperOffice arkiv- og saksbehandlersystem med elektronisk journalføring elektronisk lagring av dokumenter. SuperOffice er et arkiv- og saksbehandlingssystem fra leverandøren SuperOffice ASA. Arkivleder er delegert det daglige ansvaret for systemet og manuelt arkiv, og at det er utarbeidet nødvendige rutiner for bruk av dette.

Mynet behandler personopplysninger for blant annet kunne holde kontakten med potensielle, eksisterende og historiske kunder.

Det registreres ulike typer personopplysninger i arkiv- og saksbehandlingssystemet. Dette er opplysninger som navn, adresse, telefonnummer, epostadresse (grunndata) og annen relevant informasjon som fremgår av henvendelsen.

Det er etablert særlige sikkerhetstiltak og rutiner for svært beskyttelsesverdig informasjon i arkivet, som for eksempel sensitive personopplysninger.

E-post og telefon

Mynet benytter e-post og telefon som en del av det daglige arbeidet. Daglig leder har det daglige ansvaret for behandlingen av personopplysninger i denne sammenheng. Relevante opplysninger som fremkommer av telefonsamtaler og e-postutveksling som skjer som en del av saksbehandling journalføres. Disse opplysningene behandles i så fall som beskrevet i punktet «Saksbehandling og arkiv».

Mynets medarbeidere benytter i tillegg e-post i alminnelig dialog med interne og eksterne kontakter. Den enkelte er ansvarlig for å slette meldinger som ikke lenger er aktuelle, og minst hvert år gjennomgå og slette unødvendig innhold i e-postkassen. Ved fratreden slettes e-postkontoene, men enkelte relevante e-poster vil normalt bli overført til kollegaer.

Sensitive personopplysninger skal ikke sendes med e-post.

Vi gjør deg oppmerksom på at vanlig e-post er ukryptert. Vi oppfordrer deg derfor ikke til å sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger via e-post.

Telefonsamtaler (telefonnummer fra og til, samt tidspunkt for samtalen) logges i vår telefonsentral. Denne loggen er nødvendig for administrasjon og drift av systemet, samt at den benyttes som grunnlag for statistikk på aggregert nivå. I tillegg har ansatte en oversikt over de siste anropene på sine telefoner. Dersom en telefonsamtale er knyttet til en enkeltsak, vil det kunne bli skrevet et notat etter samtalen som journalføres. Det gjøres ingen øvrig systematisk registrering av telefonsamtaler hvor innringer kan identifiseres. Telefonsamtaler til vår veiledningstjeneste telles i anonym form.

Besøk i Mynets lokaler og deltakelse på arrangement i vår regi

Liste over seminardeltakere

Når du melder deg på kurs eller begivenhet i Mynet sin regi, lagres informasjon til bruk for kursadministrasjon og for å ta inn kursavgift.

Mynets ansvar: Mynet er behandlingsansvarlig for behandling av personopplysninger for å gjennomføre booking av møtelokaler og foreta og administrere påmelding fra deltakere på Mynets kurs.

Opplysninger om ansatte

Mynet behandler personopplysninger om sine ansatte for å administrere lønn og personalansvar. Rettslig grunnlag følger av personopplysningsloven § 8, første ledd og § 8 a), b) eller f) samt § 9 a), b) og f). Det er administrasjon som har det daglige ansvaret for dette. Det registreres nødvendige opplysninger for utbetaling av lønn, for eksempel grunndata, lønnsnivå, tidsregistrering, skatteprosent, skattekommune og fagforeningstilhørighet. Andre opplysninger om ansatte er knyttet til vedkommende sin arbeidsinstruks og tilrettelegging av vedkommende sitt arbeid.

Dessuten registreres det opplysninger i tilknytning til nøkkeladministrasjon av inn- og utpasseringer og opplysninger om tilgangsstyring i IT-systemet. Opplysningene hentes fra de ansatte selv. Opplysningene utleveres bare i forbindelse med lønnsutbetalinger og andre lovpliktige utleveringer. Sletterutiner for personalopplysninger følger regnskapsloven og arkivloven. Opplysninger om navn, stilling og arbeidsområdet regnes å være offentlige opplysninger og kan publiseres på tilsynets nettsider.

Alle stillingssøknader blir journalført i Mynets postjournal. Disse blir lagret i vårt elektroniske arkiv. Alle andre dokumenter, bl.a. søkerlister og innstillinger bevares. Det er daglig leder som er ansvarlig for dette. Journalopplysninger slettes ikke.

Unntak:

•             Alle tidligere og nåværende ansatte har en personalmappe i vårt arkivsystem.

Her blir blant annet stillingssøknaden arkivert/oppbevart. Personalmapper skal bevares (dvs. at stillingssøknaden ikke blir slettet eller makulert). Personalmapper blir ryddet ved utløp av arbeidsforholdet. Personalmapper skal avleveres til Arkivverket. Tilgangen begrenset til tjenstlig behov.

Logging i Mynets fagsystemer

Mynet har alminnelige sikkerhetslogger i sine fagsystemer, og driftsansvarlig har fått delegert ansvaret for dette. Det er de ansattes bruk av fagsystemet som blir registrert her. Det gis ikke ytterligere informasjon her av hensyn til sikkerheten i våre systemer.

Det rettslige grunnlaget for slike logger er kravet om logger i personopplysningsforskriftens §§ 2-8 og 2-14, samt personopplysningslovens § 8 f), for å ivareta virksomhetens sikring av andre informasjonsverdier enn personopplysninger.

Rettigheter

Alle som spør har rett på grunnleggende informasjon om behandlinger av personopplysninger i en virksomhet etter personopplysningslovens § 18, 1. ledd. Mynet har gitt denne informasjonen i denne erklæringen, og vil henvise til den ved eventuelle forespørsler. De som er registrert i en av Mynets systemer har rett på innsyn i egne opplysninger. Vedkommende har også rett til å be om at uriktige, ufullstendige eller opplysninger Mynet ikke har adgang til å behandle blir rettet, slettet eller supplert. Krav fra den registrerte skal besvares kostnadsfritt og senest innen 30 dager.

Kontaktinformasjon

E-post: post@mynet.no

Telefon: +47 73 83 17 00

Postadresse: Professor Brochs gt 2, 7030 Trondheim